(Com as alterações aprovadas durante o 6º Congresso em 09 de Agosto de 1999 na Assembleia Geral do Rio de Janeiro)
Artigo 1º (Âmbito e objectivos)
O presente regulamento abrange, no seu conjunto, a Associação Internacional de Lusitanistas e visa preencher eventuais falhas e omissões decorrentes do carácter genérico dos seus Estatutos, bem como proporcionar as normas práticas indispensáveis à sua aplicação.
Artigo 2º (Órgãos abrangidos)
Os princípios estatuídos no presente regulamento devem orientar na sua actividade os diversos órgãos que compõem a Associação, nomeadamente a Assembleia Geral, o Conselho Directivo, o Conselho Fiscal e bem assim o Coordenador do Congresso.
Artigo 3º (Composição)
A Assembleia Geral é composta por todos os membros da Associação com as quotas actualizadas.
Artigo 4º (Periodicidade)
1. A Assembleia Geral reunirá ordinariamente de três em três anos, durante a realização do Congresso.
2. No decorrer do Congresso a Assembleia Geral terá as sessões que o Conselho Directivo entender necessário convocar.
3. Extraordinariamente, a Assembleia Geral pode reunir por deliberação do Conselho Directivo ou ainda nos termos da alínea c) do Artigo 6º dos Estatutos, devendo o Presidente do Conselho Directivo convocá-la logo após a recepção do respectivo requerimento, de molde a que a sessão tenha lugar nos oito meses subsequentes.
4. Para as sessões a realizar no decorrer de um Congresso, as convocatórias não carecem de antecedência superior a doze horas e serão feitas por afixação em lugar visível a todos os participantes no Congresso.
Artigo 5º (Funcionamento)
1. As reuniões da Assembleia Geral serão dirigidas por uma Mesa, eleita no início dos trabalhos exclusivamente para esse fim e constituída por um Presidente e dois Secretários.
2. Compete ao Presidente eleito nos termos do número anterior dirigir os trabalhos e aos Secretários organizar as inscrições para uso da palavra e entregar ao Secretário-Geral/Tesoureiro, no final da reunião, uma síntese do que nela se passou.
3. Constitui quórum bastante para a realização da Assembleia Geral:
a) Mais de 50% dos membros inscritos para o Congresso, tratando-se de Assembleia Geral ordinária.
b) Mais de 50% dos sócios, tratando-se de Assembleia Geral extraordinária.
4. As deliberações são tomadas por maioria simples de votos expressos, salvo os casos previstos nos Estatutos ou no presente Regulamento.
5. Qualquer membro da Associação é livre de formular as propostas que entender, nos seguintes termos:
a) As propostas relacionadas com a Ordem de Trabalhos previamente divulgada devem ser entregues ao Presidente do Conselho Directivo ou ao Secretário-Geral/Tesoureiro até três horas antes do início da reunião.
b) As propostas que tenham a ver com a metodologia ou cujo conteúdo seja de carácter pontual em relação a um assunto em discussão podem, se a Mesa assim o entender, ser formuladas no decurso da reunião.
c) A Mesa não pode rejeitar a apreciação, por parte da Assembleia, das propostas mencionadas na alínea a).
6. Os relatórios apresentados pelo Conselho Directivo, designadamente os do Presidente e Secretário-Geral/Tesoureiro, não poderão ser apreciados sem o parecer prévio do Conselho Fiscal, o qual deverá acompanhá-los ao serem submetidos à Assembleia Geral.
7. A eventual proposta de alteração da quota trienal é apresentada pelo Conselho Directivo e deve ser acompanhada da respectiva fundamentação.
Artigo 6º (Ordem de Trabalhos)
1. Da Ordem de Trabalhos de cada reunião ordinária da Assembleia Geral constarão obrigatoriamente os seguintes pontos:
a) Ratificação das decisões do Conselho Directivo no tocante a admissão de novos sócios.
b) Apreciação dos relatórios do Conselho Directivo, da competência do Presidente e do Secretário-Geral/Tesoureiro.
c) Apreciação e votação das contas referentes ao triénio anterior.
d) Eleição dos corpos gerentes, nos termos do artigo 23º.
e) Posse dos corpos gerentes eleitos.
f) Marcação do Congresso seguinte ou delegação de poderes para o efeito no Conselho Directivo.
2. Os pontos descritos no número anterior poderão ser repartidos pelas várias sessões que venham a ocorrer durante um Congresso.
3. A Assembleia Geral, em sessão extraordinária, só pode deliberar em matéria para que haja sido expressamente convocada.
Artigo 7º (Periodicidade das reuniões)
1. A Comissão Executiva reunirá, por decisão e convocatória do seu Presidente, durante a realização do Congresso, sempre que isso seja julgado necessário.
2. Em qualquer outra altura, o Conselho Directivo poderá reunir desde que a fortuita proximidade geográfica dos seus membros o permita e o Presidente entenda por bem convocá-lo.
3. O Presidente deverá ainda convocar o Conselho Directivo sempre que isso lhe seja requerido por um terço dos respectivos membros, devendo proceder à competente convocatória de molde a que a reunião tenha lugar no prazo máximo de seis meses após o requerimento.
4. Nos termos estatutários, as disposições relativas ao Conselho Directivo são aplicáveis ao Secretariado, se existir, e de acordo com os poderes que nele forem delegados pelo mesmo Conselho Directivo.
Artigo 8º (Funcionamento)
1. As reuniões do Conselho Directivo são dirigidas pelo Presidente ou, no seu impedimento, pelo 1º Vice-presidente ou ainda, no impedimento deste, pelo 2º Vice-presidente.
2. Ao Secretário-Geral/Tesoureiro cabe secretariar as reuniões, podendo ser substituído nessas funções por um dos vogais.
Artigo 9º (Ordem de Trabalhos)
1. A Ordem de Trabalhos de cada reunião é da responsabilidade do Presidente, devendo incluir obrigatoriamente os seguintes pontos:
a) Informação do Presidente sobre as actividades desenvolvidas desde a última reunião.
b) Informação do Secretário-Geral/Tesoureiro sobre a situação financeira da Associação.
c) Ratificação de decisões tomadas pelo Presidente e pelo Secretariado desde a última reunião.
d) Informação do Coordenador do Congresso seguinte sobre os seus preparativos.
2. Na primeira reunião após a tomada de posse o Conselho Directivo procederá obrigatoriamente à distribuição, pelos vogais eleitos, dos cargos de 2º Vice-Presidente e, se assim o entender, à criação do Secretariado, designando, para o efeito, um terceiro elemento, além do Presidente e do Secretário-Geral / Tesoureiro, para o integrar.
Artigo 10º (Competência do Presidente)
Compete ao Presidente:
1. Dirigir as reuniões do Conselho Directivo.
2. Representar a Associação.
3. Convocar a Assembleia Geral e o Conselho Directivo.
4. Tomar conhecimento do expediente dirigido à Associação e assinar expediente em nome dela.
5. Promover a divulgação pública da Associação.
6. Providenciar a publicação regular da revista, designar o seu Director Executivo e nomear os especialistas convidados do Conselho Redactorial.
7. Orientar os fundos em conjunto com o Secretário-Geral/Tesoureiro.
8. Admitir transitoriamente novos sócios, até reunião do Conselho Directivo.
9. Apresentar à Assembleia Geral, em sessão ordinária, relatório circunstanciado sobre a actividade da Associação entre Congressos, após aprovação do Conselho Directivo e parecer do Conselho Fiscal.
10. Dar posse ao novo Conselho Directivo e ao Conselho Fiscal, acto que deverá ter lugar na última sessão da Assembleia Geral realizada em cada congresso.
11. Exercer outros poderes que lhe sejam conferidos pelos Estatutos ou pelo Regulamento Interno e ainda os que o Conselho Directivo entenda por bem conferir-lhe.
Artigo 11º (Competência dos Vice-presidentes)
1. Compete ao 1º Vice-Presidente substituir o Presidente nas suas ausências e impedimentos.
2. Compete ao 2º Vice-Presidente substituir o 1º Vice-Presidente nas suas ausências e impedimentos.
3. Compete ainda aos Vice-Presidentes desempenhar outras funções para que sejam mandatados pelo Conselho Directivo ou por delegação do Presidente.
Artigo 12º (Competência do Secretário-Geral / Tesoureiro)
Compete ao Secretário-Geral/Tesoureiro:
1. Secretariar as reuniões do Conselho Directivo e entregar a síntese das actas respectivas ao responsável pela organização das actas do Congresso.
2. Manter actualizado o registo dos sócios.
3. Apresentar à Assembleia Geral, no decorrer do Congresso, relatório sobre a sua actividade entre congressos, após aprovação do Conselho Directivo e parecer do Conselho Fiscal.
4. Solicitar aos membros da Associação a indigitação de nomes para o Conselho Directivo.
5. Receber as quotizações e gerir os fundos da Associação em colaboração com o Presidente.
6. Promover a publicação das Actas de cada Congresso, desde que o respectivo coordenador não tenha possibilidades de assumir tais funções.
7. Manter estreita colaboração com o Presidente e dar seguimento às suas instruções.
8. Representar a Associação por delegação do Presidente ou dos seus substitutos.
9. Desempenhar outras funções que o Conselho Directivo eventualmente lhe atribua.
Artigo 13º (Competência do Secretariado)
Compete ao Secretariado:
Caso seja criado, nos termos estatutários, um Secretariado, competem-lhe, no seu conjunto, todas as funções que resultem de delegação de poderes por parte do Conselho Directivo.
Artigo 14º (Competência dos Vogais)
Compete aos Vogais desempenhar as funções que lhes sejam atribuídas pelos Estatutos, por este Regulamento ou de que sejam incumbidos pelo Conselho Directivo, designadamente a representação e promoção da Associação na sua área de influência.